Cakedesk: Einfache Rechnungserstellung für Selbstständige & KMUs

Rechnungserstellung, eines der aufwendigsten und zeitintensivsten Tätigkeiten neben den wiederholenden Steuerberichten als Selbstständige. Da könnte man im Jahre 2023 wirklich der Meinung sein, dass dies einfacher und komfortabler geht, oder nicht?

Das erkannte wohl auch Max Schmitt, der mit Cakedesk die Rechnungserstellung einfach und simpel machen möchte und mich gebeten hat, einen Produkt-Review zu schreiben. Nach einem kurzen Besuch auf seiner Webseite, auf der mir Cakedesk bereits simpel erklärt wird, habe ich mich dazu entschlossen meine 5 Rechnungsvorlagen mittels Word-Dokumente sowie meine drei Excel-Tabellen zu speichern und zu beenden und mir das ganze näher zu betrachten.

Wichtige Vorabinformation: Dieser Beitrag ist ein Produkt-Review im eigenen Ermessen. Dazu habe ich das Produkt gratis von Max erhalten. Apropos eigenes Ermessen: So manche Leser sind auf der Suche nach richtigen Produkttests, also mit Überprüfungen in Richtung Sicherheit, Bugfixing, Codequalität und so weiter und so fort. Das kann ich beim besten Willen nicht sicherstellen. Deshalb nennt sich dieser Artikel in diesem Zusammenhang auch Produkt-Review. Eine Betrachtung des Produkts im Zuge meiner selbstständigen Arbeit mit meiner Webagentur idigIT.

Inhaltsverzeichnis

Was verspricht Cakedesk?

Auf der Webseite von Cakedesk wird man mit Vorteilen wie ansprechende Rechnungen in sekundenschnelle oder überzeugenden Angeboten mit denen man Aufträge gewinnt konfrontiert. Für Windows und MacOs, sowie für Dummys, wie ich es in diesem Zusammenhang bin. Um es auf den Punkt zu bringen: Ich mag Webseiten erstellen, ich liebe es Plugins zu konfigurieren und individuelle Lösungen für meine Kunden zu finden und zu realisieren. Rechnungen schreiben? Ähm, das ist noch nicht so auf meiner Favoritenliste.

Für wen ist Cakedesk?

Cakedesk ist für all jene, die Rechnungen schreiben müssen, aber eben kein aufwendiges Programm installieren oder unzählige Master-Class-Vorträge für Word & Excel besuchen möchten. Es ist für Selbstständige und Kleinstunternehmen, die eine einfache und schnelle Lösung für das Schreiben von Rechnungen und Erstellen von Angeboten benötigen. Das ist in der Tat nicht mal neu, sondern einfach noch nicht so richtig gelöst worden. Zumindest nicht, bevor ich Cakedesk kennenlernen durfte.

Wie installiert man Cakedesk?

Cakedesk kann man auf der offiziellen Webseite unter https://cakedesk.app/ als Testversion kostenlos beziehen. Dadurch kannst du es bereits eingeschränkt testen und jederzeit mit einer Einmalzahlung auf eine uneingeschränkte Version upgraden. Dabei beinhaltet die Einmalzahlung nicht nur ein vollwertiges Programm zur Rechnungserstellung und zur Angebotserstellung, sondern ebenso alle Updates eines Jahres. Das Programm bleibt dabei auch nach einem Jahr (und ohne weitere Updates) lauffähig. Cool, oder?

Die Installation von Cakedesk

Die Installation von Cakedesk ist wirklich simpel und schnell. Da ich keinen Mac besitze, kann ich dementsprechend nur die Installation unter Windows (aktuell Windows10) wiedergeben. Es benötigte tatsächlich nur 7 Klicks bzw. Eingabemasken damit das Rechnungsprogramm auf meine Firma konfiguriert ist.

Nach dem Download von Cakedesk und dem Start der Installationsdatei wird man kurz und knapp darüber informiert, was als nächstes passiert…

Der erste Konfigurationsblock betrifft die Währung, Steuersatz und natürlich die Umsatzsteuer-ID. Eben die typischen Informationen die für eine korrekte Rechnungserstellung benötigt werden.

Im nächsten Fenster werden bereits die Firmendaten erfragt. Diese Daten werden ebenfalls auf den Rechnungen und Angeboten aufscheinen.

Zu meiner Überraschung werde ich auch nach einer Spracheinstellung gefragt. Cakedesk kann nämlich Rechnungen in unterschiedlichen Sprachen austellen. Ich bin schon jetzt sehr beeindruckt.

Und das war es bereits.
Die Installation von Cakedesk ist schnell und simpel. Also sehen wir uns das Programm doch einfach mal näher an.

Der erste Start von Cakedesk

Nach dem ersten Start von Cakedesk wird man mit einer Übersicht konfrontiert, die den Umsatz, aktuelle Rechnungen, Top-Kunden und ein Menü zu den weiteren Features von Cakedesk beinhaltet. Wenn Du typische Einstellungen vornehmen und ergänzen möchtest, dann empfehle ich Dir gleich mal einen Klick auf den Menüpunkt “Einstellungen“.

Dort kannst Du unter anderem nochmal Deine USt.-ID überprüfen und korrigieren, Deinen Standardsteuersatz ändern, sowie die Daten Deiner Firma ergänzen. Cakedesk bietet unter anderem Platz für die Angabe einer Telefonnummer, E-Mail Adresse und Webadresse. Je nachdem was Du alles eingibst werden diese Informationen auf den Rechnungen und Angeboten angezeigt, oder eben nicht.

Unter den Registerkarte “Rechnungen” und “Angebote” kannst Du zudem eigene Texte verankern, wie der Hinweis über Bezahlmethoden, Zahlungsfristen oder auch die Gültigkeit des Angebots verankern. Dabei werden alle Felder durch die Eingabe an sich gespeichert. Es gibt bei diesem Menü keinen Speicher-Button, den man vergessen könnte. Ebenso ganz praktisch, wenn auch gewöhnungsbedürftig für den einen oder anderen Nutzer.

Der erste Kunde unter Cakedesk

Doch genug bla bla. Der erste Kunde wartet und den wollen wir jetzt mal eingeben, oder? Ein angelegter Kunde wird nämlich bei Cakedesk für das Erstellen von Rechnungen und das Erstellen von Angeboten benötigt. Einen Kunden kannst Du ganz einfach durch einen Klick auf das Menü “Kunden” und danach rechts unten auf den Button “+ Kunde” anlegen.

Cakedesk - Neuen Kunden anlegen

Die Eingabe ist wie gewohnt sehr einfach gehalten. Pflichtangaben gibt es keine, das Programm lebt von den Informationen die man hergibt. Je besser die Informationen jedoch vorhanden sind, desto besser für die Rechnungserstellung und Angebotsverwaltung. Also nicht mit Informationen geizen 🙂

Interessant ist vor allem auch die Funktion “Umsatzsteuer auf Rechnung ausweisen“. Solltest Du also Kunden betreuen, die keine Umsatzsteuer auf der Rechnung benötigen, so kannst Du dies hier je nach Kunden de/aktivieren.

Übrigens: Du hast später bei der Erstellung/Bearbeitung ebenfalls die Möglichkeit die jeweilige Umsatzsteuer auszuweisen oder eben auch nicht auszuweisen. Das ist sehr praktisch für Kleinstunternehmer, die keine Umsatzsteuer erheben (dürfen).

Somit ist unser erster Kunde, nach einem Klick auf Speichern erstellt und steht in der Kunden-Übersicht zur Verfügung.

Cakedesk - Kunden Übersicht

Das erste Angebot mit Cakedesk

Nachdem nun der erste Kunde angelegt ist, kann man Angebote und Rechnungen erstellen. Also wechseln wir doch mal im Menü auf Angebote und erstellen das erste Angebot. Dafür habe ich zur besseren Übersicht der Funktionen ein GIF produziert:

Cakedesk Angebot erstellen

Und nun?

Doch wo ist nun Dein Angebot, damit Du es an Deine Kunden senden kannst? Und was mache ich wenn aus dem Angebot eine Rechnung wird? Muss man dann wieder alles eingeben? Tja, diese Fragen sind typisch, wenn man mit Word und Excel arbeitet um diese Aufgaben zu bewältigen. Doch nun gibts ja Cakedesk… geht es da wirklich einfacher?

Kurz und knapp: Ja. Viel einfacher.

Cakedesk - Angebot und Rechnungen

In der Übersicht der Angebote klicke einfach mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Angebot und speichere es Dir per PDF, kopiere oder bearbeite es oder mach eine Rechnung draus.

Moment. Was? Eine Rechnung draus machen???

Richtig gelesen.
Cakedesk macht aus Deinem Angebot eine Rechnung. Die Du selbstverständlich vorher anpassen kannst:

Cakedesk - Rechnung aus Angebot erstellen

Viele viele bunte… Templates

Neben diesen simplen aber mächtigen Funktionen einer Angebotserstellung und einer Rechnungserstellung bietet Cakedesk natürlich ebenso die Auswahl verschiedener Layouts derselbigen. Im Lieferumfang sind mehr als sechs unterschiedliche Designs jeweils für Angebote und Rechnungen inkludiert. Wem das nicht genügt, der kann diese auf einfache Weise exportieren, anpassen und wieder importieren.

Die Layouts basieren auf Code aus HTML & CSS. Damit also ein Layout angepasst werden kann, sollte man diese Sprachen verstehen. Zusätzliche Hilfe gibts von Max auf seiner Webseite unter https://cakedesk.app/docs – allerdings nur in Englisch.

Cakedesk Templates

Vorteile von Cakedesk

Cakedesk besitzt viele Vorteile, obwohl es einfach und simple gehalten ist. Folgende möchte ich Dir aus meiner bisherigen Erfahrung und Sicht übermitteln:

  • Gratis Testversion zum Ausprobieren und Kennenlernen
  • Einmalzahlung anstatt monatliches/jährliches Abo
  • Updates für ein Jahr inklusive
  • Einfache Verwaltung von Kundendaten
  • Einfaches Erstellen von Angeboten
  • Einfaches Erstellen von Rechnungen
  • Einfaches Bearbeiten von Angeboten und Rechnungen
  • Einfaches Erstellen von PDF Dateien
  • Kein Cloud-Programm, alle Daten sind bei Dir gespeichert
  • Mehr als 7 Templates inklusive
  • Einfaches Bearbeiten von Templates für Dein eigenes Angebots- und Rechnungslayout
  • Umwandeln von Angeboten in Rechnungen
  • Einfacher Überblick über ausgestellte und unbezahlte Rechnungen
  • Mehrsprachiges Programm mit mehrsprachigen Angeboten und Rechnungen
  • Für Windows und Mac

Nachteile von Cakedesk

Cakedesk hat natürlich auch Nachteile. Welches Programm hat das nicht. Diese will ich Dir natürlich nicht vorenthalten:

  • Man muss Word für Angebote und Rechnungen nicht mehr öffnen
  • Man muss Excel womöglich ebenfalls nicht mehr für Angebote und Rechnungen öffnen
  • Es kostet einmalig etwas – wenn man das als Nachteil sehen möchte (Ernsthaft?!)
  • Eventuell kann das Erstellen von eigenen Templates für manche eine Herausforderung sein. Das ist aber nicht direkt ein Nachteil von Cakedesk. Wer sich mit HTML & CSS gut auskennt, für den ist das ein Kinderspiel. Und wer das gar nicht benötigt, für den ist es nicht mal ein Nachteil.

Fazit: Mehr als ein einfaches Rechnungsprogramm

Cakedesk hat mit seiner Webseite nicht zu viel versprochen. Im Gegenteil. Wer auf der Suche nach einen wirklich einfachen Programm für Rechnungserstellung ist, der bekommt mit Cakedesk nicht nur das, sondern ebenso ein Programm zur einfachen und schnellen Erstellung von Angeboten und zur Verwaltung von Kundendaten. Das ganze ohne Cloud, auf Deinem PC.

Wer davon noch nicht beeindruckt ist, der wird mit der einmaligen Lizenzgebühr seine Freude haben, da diese im Jahr 2023 tatsächlich schon Seltenheit geworden sind. Keine monatlichen Kosten, keine versteckten Gebühren, keine Kündigungsfristen oder andere Knebelverträge. So stellt man sich innovative Software vor. Dank Cakedesk und Max kann man das heutzutage noch live erleben.

Möchtest Du Cakedesk ebenfalls ausprobieren oder sogar kaufen?
Dann besuche die Webseite https://cakedesk.app/ und hol Dir Deine ganz eigene Lizenz.

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